Přeskočit na obsah
JaSovy stránky > Jak na internet > E-maily

E-maily

E-maily používá každý z nás. Často však jejich vyřizováním trávíme více času, než bychom museli, a tento čas nám potom chybí jinde. 😉 Pokusil jsem se k tomu napsat pár základních pravidel a také něco o technice „inbox zero“, pomocí které bude naše mailová schránka přehlednější (sám to používám již několik let). 🙂

Základní pravidla

  1. Nevěnovat se kontrole a vyřizování mailů příliš často (např. několikrát za hodinu). Pokud to povaha naší práce nevyžaduje, tak klidně stačí 3x denně (např. v 8, 13 a 17 h). Každé vyřizování by nemělo trvat déle než 20 minut.
  2. Jestliže na mail nemusíme skutečně okamžitě reagovat, stačí na něj odpovědět až následující den.
  3. Musíme-li mailu věnovat více času, napsat odesílateli stručnou zprávu, že na tom pracujeme a že mu dáme vědět (můžeme doplnit termín). Jinak mail vyřizovat hned.
  4. V mailu nezapomínat na jeho předmět (konkrétní, jasný, unikátní, stručný, 2-5 slov), oslovení/pozdrav a podpis.
  5. Snažit se psát mail stručně, není-li nutné text skutečně rozepisovat (pět vět může stačit). Odpovídat rychle a efektivně.
  6. Při posílání mailu více adresátům, kteří se vzájemně neznají, je dávat do skryté kopie.
  7. Nedávat do mailu velké přílohy (celková velikost maximálně několik MB). Více o tom píšu v článku o Posílání velkých souborů.
  8. Při odpovědi nechávat i původní text, pomůže to v orientaci v historii konverzace.
  9. Udržovat prázdnou doručenou poštu, tzv. inbox zero (viz níže).

Inbox zero aneb jak udržet svoji doručenou poštu prázdnou

  1. Nevyřízené maily nechat označené jako nepřečtené.
  2. Vyřízené maily smazat/archivovat.
  3. Spam okamžitě smazat.
  4. Mail s nepotřebnou, neužitečnou informací, která se nás netýká, smazat.
  5. Mail s užitečnou informací, která se nás týká či kterou budeme možná někdy potřebovat, archivovat.
  6. Mail, který stihneme vyřídit rychle (během 2-3 minut), případně je urgentní, vyřídit ihned. Poté ho můžeme smazat/archivovat.
  7. Mail, na jehož vyřízení budeme potřebovat více času, označit jako k vyřízení nebo úkoly (přiřadit štítek nebo přesunout do složky). Na tento mail potom odpovědět (či vyřídit ho) později a pak smazat/archivovat.
  8. Mail, u něhož čekáme na odpověď, označit čekám na odpověď nebo ke kontrole (přiřadit štítek nebo přesunout do složky). Až později dostaneme odpověď, mail smazat/archivovat.
  9. Mail, který má vyřídit někdo jiný, přeposlat a smazat/archivovat.

P.S.: Archivujeme buď tak, že mu přiřadíme štítek Archiv (např. v Gmailu), nebo že ho přesuneme do složky Archiv (či jak si ji pojmenujeme).

Mohlo by Vás také zajímat

Naposledy aktualizováno: 14. 1. 2019